Ordrar som kräver action i Admin
Hantering av ordrar som kräver åtgärd i Admin
Problem: 'ADDRESS'
Obs! Kommentera alla ordrar som fastnar i denna vy i Admin.
Behöver du endast ändra adressen, utan att kontakta användaren, kommenterar du "Ofullständig adress".
Behöver du kontakta användaren skriver du "Ofullständig adress, mejlat kund"
Syftet för detta är att samla statistik över hur många ordrar som berörs av detta fel.
Fr.o.m. 5 juni (appversion 4.18.0) får användaren upp ett formulär i appen vid detta fel, att hen behöver korrigera sin adress. Så länge användaren inte "dödar" appen så kommer sheetet att visas när användaren går in i appen.
Om hen stänger ned appen och öppnar den igen så kommer sheetet inte att visas igen.
Åtgärder för adressproblem:
Kontrollera adressens längd:
- Se till att adressen inte överstiger 50 tecken per rad. Om nödvändigt, dela upp (mellan rad 1 och 2) eller förkorta adressen. Du kan använda Google Maps/ChatGPT för att verifiera korrekt adressuppbyggnad.
Hantera ofullständiga namn eller emojis:
- Ta bort emojis från mottagarens namn om de finns.
- Om efternamnet saknas ("INVALID"); kontrollera Stripe för det fullständiga namnet.
Står det olika efternamn under "Owner" och "Shipping", men samma förnamn? Kontakta användaren:
Ifall mottagaren är någon annan än beställaren, så brukar mottagarens namn stå under "Shipping".
Kommunikation med användaren:
- Om du är osäker på namnet eller adressen, skicka ett mejl till användaren för att begära en tydligare adress. Använd mallen "RPI, saknar fullständig adress" och anpassa texten efter ärendet, se förslag nedan.
- Sätt ärendet på 'Väntar' och följ upp nästa dag om du ej har fått svar.
- Om användaren inte svarar inom en vecka, skicka ett SMS via Link Mobility. Om ingen återkoppling skett, avbryt ordern, utför en full återbetalning och informera användaren via mejl.
Exempel på mejltext till kund:
Your order XXX is stuck in our system due to an incomplete address.
The address we have now is missing a surname of the recipient.
Please provide us with a complete address so we can release your precious order for production as soon as possible.
Name:
Address 1: (street name & house number)
Address 2: (additional info, like floor or apartment number)
Postal code:
City:
Region:
Country:
Looking forward to your reply and I wish you a lovely day!
Problem: 'Voided'
Åtgärd:
- Reproducera ordern: Skapa en reproduktion av ordern och avbryt originalordern. För att undvika förvirring hos användaren, informera dem via e-post om att en ny order har skapats på grund av tekniska problem med den första.
Använd template: Voided, reproduktion.
Problem: 'Canceled by RPI'
Åtgärder:
- Identifiera orsaken: Läs informationen i Admin för att förstå varför ordern avbröts.
- Åtgärd baserat på orsak:
- Om RPI hade problem med att ladda ned filen, reproducera ordern.
- Om det är ett problem med produkten (t.ex. specialtecken i titeln), kontakta användaren och guida så att hen kan åtgärda problemet, och be dem därefter att lägga en ny beställning. Erbjud en fixed amount-kod eller utför en återbetalning.
Allmänt:
- Om en order felaktigt har fått status 'Voided' eller 'Canceled by RPI' efter avbrytning från vår sida kan du markera ordern som "canceled" i Admin, för att den ska försvinna från vyn.
- Vid frågor, ifall Mika inte är på plats, hör med Simon eller Daniel S. 🌼